Školy nemají řešit pouze distanční výuku, ale také distanční sborovny, říká expert pro zavádění nových technologií

Koncem srpna jste nepřímo vyzvali Ministerstvo školství, aby v novele školského zákona nepamatovalo pouze na pravidla distanční výuky během pandemií, ale také na obdobná pravidla pro zázemí škol – učitelský sbor a administrativní pracovníky. Co vás k tomu vedlo?
Jednoduchá úvaha: při vytváření pravidel pro distanční výuku a ochranu školáků před koronavirem se myslelo pouze na děti. Ale ve stejném nebezpečí je personál školy... Jsou to administrativní pracovníci a nepedagogičtí zaměstnanci, kdo denně přichází do styku s dalšími lidmi mimo školu. Chodí s doporučenými zásilkami na poštu, jednají s úřady… Zkrátka nám přišlo krátkozraké tuto skupinu vynechat a řešit pouze školáky. Administrativní zázemí školy, učitelé a nepedagogičtí pracovníci potřebují také nějaký plán, jak fungovat v případě, že se mezi nimi vyskytnou pozitivní případy koronaviru.

Dělali jste si nějaký průzkum přímo na školách, jak fungovala jejich administrativa během jarní vlny koronaviru?Průzkum bych tomu přímo neříkal, ale využili jsme osobních kontaktů na pedagogy a zástupce škol. S jednou zástupkyní ředitele pražské základní školy jsme měli poměrně dlouhý rozhovor a rozebírali jejich fungování během jarní vlny pandemie. Tato škola se považuje za celkem modernější, ale některé věci nás překvapily. Například, že ve chvíli, kdy jim přijde datovou schránkou zpráva, kterou je třeba předat dalším členům pedagogického sboru, paní hospodářka ji vytiskne a osobně roznese po kabinetech. To nám přijde v dnešní době až úsměvné.

To ale moc nesouvisí s ochranou před koronavirem.
Ale ano. Vezměte si, že by ta škola řešila případ nákazy v učitelském sboru a pedagogové by skončili v domácí karanténě. Tímhle způsobem by se ke zprávám z datové schránky nedostali. Přitom stačí mít jednoduchý online systém oběhu dokumentů, kdy paní hospodářka, případně ředitel nebo zástupce ředitele vezme datovou zprávu a pustí ji dál do oběhu elektronicky. Nemusí ji tisknout a nosit po kabinetech, kde učitel podpisem potvrdí její převzetí, notabene když jsou učitelé v domácí karanténě. Navíc taková zpráva obsahuje osobní údaje a mělo by se k ní přistupovat s odpovídající bezpečností – takto se válí někde v kabinetu na stole a kdokoli jde okolo ji může být schopen přečíst. Oproti tomu kdyby putovala k adresátovi elektronicky, třeba přes náš systém FormApps, lze ji okamžitě online delegovat tomu správnému adresátovi a ten jednoznačně potvrdí její převzetí, přičemž obsah této zprávy bude pro neoprávněné osoby nedotknutelný. Ale to je jen jeden z mnoha postřehů z té naší diskuse.

Co by se mělo na fungování škol změnit, aby se i učitelé a nepedagogičtí pracovníci lépe chránili před rizikem nákazy koronavirem?
Jak jsem už zmínil, zajistit digitální oběh dokumentů. Ve škole určitě bude muset vždy někdo sedět, aby přijímal dokumenty, které přijdou v papírové podobě. Ty se ale dají okamžitě naskenovat a dále už posílat digitálně. Zásadně se tím zjednoduší práce s těmito dokumenty. Elektronicky se dají upravovat, schvalovat, podepisovat, pečetit, archivovat… Zkrátka co vás napadne. Nepotřebujete k tomu fyzické šanony pro archivaci, skutečná razítka, propisku na podepisování… A hlavně lidé, kterých se dokumenty týkají, nemusí sedět ve škole a vyřídí vše z mobilu nebo tabletu a je jedno, kde se zrovna nacházejí.

Uplatní bezpapírová řešení i v dobách bez pandemie?
Rozhodně. Koronavirus vlastně jenom uspíšil úvahy lidí o tom, jak by se dalo co nejvíce interních a externích procesů zdigitalizovat a řešit je bezkontaktně. Během první vlny pandemie, tak letos na jaře rekordně stoupl počet nově zřízených a aktivovaných datových schránek, přes které lze vyřizovat prakticky cokoli s úřady elektronicky a zcela zdarma.. Lidé pomalu přichází na výhody bezpapírových kanceláří a komunikace. A zjišťují, že se tím nejen chrání před nakažením, ale že to rapidně urychluje a zjednodušuje práci.

Co všechno lze vlastně z pohledu škol řešit elektronicky, bez papíru a fyzické přítomnosti zaměstnanců v budově školy?
Prakticky všechno, na co si vzpomenete. Od vyplňování třídních knih přes různá podání na úřady, zasílání doporučených zásilek, to vše samozřejmě řádně elektronicky podepsané… Dají se tak řešit různé žádanky, třeba o dovolenou, evidovat neschopenky a nemocenskou, služební cesty. Zkrátka vše, co se dnes většinou vede v papírové evidenci, se dá převést do elektronické podoby a přístup k tomu mohou mít opravdu jen oprávnění uživatelé reálně odkudkoli, pokud mají připojení k internetu. Na začátku se ale musí všechny dokumenty převádět do digitální podoby.

Jedna věc je komunikace školy navenek s úřady nebo poštou, druhá věc interní komunikace mezi zaměstnanci. Co by se v ní dalo na školách zlepšit?
Ono pobíhání mezi kabinety a roznášení tištěných oběžníků nebo vytištěných datových zpráv a podepisování jejich převzetí jednoduše nahradí elektronický oběh dokumentů. Představte si to jako klasické šanony v regálech, jenže tyto regály jsou elektronické a jsou v nich uložené elektronické složky, ze kterých si můžete vytahovat potřebné dokumenty. Ani nemusíte vědět, v jaké složce máte hledat, stačí znát klíčová slova a využít fulltextové vyhledávání. Tohle vám klasický šanon ve školním archivu nikdy nenabídne.

Jak jsou taková řešení pro školy nákladná? Dá se definovat návratnost investice?
Vždy záleží na tom, jaké procesy se škola rozhodne digitalizovat. Našim klientům vždy říkáme, že vedle rozhodnutí, že přejdou na elektronickou správu a oběh dokument, je nejdůležitější analýza stávajícího stavu a rozhodnutí, o co všechno mají zájem. Když si to dobře rozmyslí na začátku, nemusí je to vyjít tak draho, jako když se plán mění za pochodu a musí se vytvářet řešení šitá na míru. Jde to, ale je to složitější a nákladnější a výsledek nemusí být zase tak perfektní. Čili na začátku by si mělo vedení školy sednout a říci si: fajn, potřebujeme řešit elektronický archiv, protože těch šanonů máme už moc a kdo se v nich má vyznat? Nebo: pojďme zdigitalizovat všechno a zavést i online oběh dokumentů, ať už nemusíme mít na stolech hory papíru.

Do jaké míry brání zavádění bezpapírové komunikace obava zaměstnanců škol, že takovou inovaci nezvládnou?
Je to jeden z klíčových aspektů. Každá novinka je trochu problém. Když se vrátím k našemu sezení s paní zástupkyní ředitele jedné pražské základní školy, vyprávěla nám, jak se starší učitelé potýkali s nástrahami vyučování přes videokonference. Mnozí vůbec nevěděli, jak si s tím poradit. Ale stačilo, aby jim to mladší kolega nastavil a potom se už rozběhli. Se zaváděním digitálního oběhu dokumentů je to stejné. Naši klienti často mívají testovací období, kdy vedle sebe funguje papírová agenda i ta bezpapírová. A po nějaké době se ta papírová prostě zruší a jede se už jen online.

Vidíte vůbec šanci, že školy postupně přejdou na elektronickou administrativu? Na kom to nejvíc závisí? Na ředitelích?
Na nich je to rozhodnutí. Ale musí mít podporu učitelského sboru i svého zřizovatele. Musí se shodnout, že jde o investici, která se rozhodně vyplatí a umožní škole fungovat za jakékoli situace. Nemusí jít pouze o koronavirus, škola může například řešit výpadek topení v zimní sezóně, nebo se musí na čas uzavřít kvůli opravám. Situací, během nichž se vyplatí mít veškerou agendu přístupnou v digitální podobě, je opravdu mnoho.

Jak by s tím mohl pomoci stát, potažmo Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy?
Tajně jsme doufali, že se nám podaří nastartovat veřejnou debatu o fungování administrativního zázemí škol v době pandemie. Nestalo se. Ale ministerstvo na druhou stranu rozhodlo o příspěvcích na nákup potřebného hardwarového a softwarového vybavení pro zajištění distanční výuky. To je dobrý začátek a nebylo by marné, kdyby stát nebo potažmo zřizovatelé nějak podpořili ty školy, které se rozhodnou přejít na bezpapírové fungování administrativy. Ovšem je nutné dodat, že pokud stát podpoří investicí nákup vybavení a nástrojů do škol pro zajištění distanční výuky a elektronizace, neměl by zapomínat na školení. Je hezké, že škola bude vybavena potřebným hardware a software, a pokud ho nebudou umět efektivně využívat, jde o zmařenou investici.